2 oct. 2008

Access. Combinar correspondencia

Hoy comenzaremos tambièn la saga de trucos para Microsoft Office!!
Para utilizar combinar correspondencia:

Combinar correspondencia es un sistema para enviar cartas masivas a muchos destinatarios mediante un modelo diseñado (una plantilla). Para usar este sistema es necesario crear el origen de datos (base de datos en Access o hojas de cálculo en Excel) y seguidamente crear la plantilla en un documento Word. Para conseguir esto haremos:

Primero crearemos en Access o Excel el modelo que queramos combinar. Seguidamente, en el documento de Word, abriremos un nuevo documento, y en la barra de tareas le daremos en Herramientas, Combinar correspondencia y seguiremos los siguientes pasos:

1.Documento principal. Deberemos definir cual será el documento principal de la combinación.
Crear cartas modelo. Nos preguntara si usamos la ventana activa del documento actual o no, le diremos que si (ventana activa).

2.Origen de datos. Necesitamos un origen de datos. En nuestro caso es
una base de datos en Access.
Para seleccionarla: apretar en obtener datos, abrir origen de datos, en tipo de archivo seleccionar Bases de Datos de MS Access, aceptamos, aparecerá las tablas, seleccionamos una y le damos en aceptar

3. Es un paso automático.

Ahora tenemos en la barra de tareas del Word dos nuevos botones: Insertar campo de combinación, Insertar campo de Word...
Para agregar campos de la base de datos, le daremos en Insertar campo de combinación en el lugar que queramos.
Para combinar todos los datos y nos salgan todas las páginas de cada registro de la base de datos, le daremos a combinar, en un documento nuevo,
y se nos abrirá una ventana con todas las páginas combinadas.

Puedes descargarte un fichero con una BD de muestra con un fichero en Word Combinado

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